Penggunaan e-mail yang Tidak Terkawal

Berbagai isu keselamatan dan privacy ini dapat berpunca dari pemakaian e-mel yang tidak terkawal dan tanpa sebarang bimbingan (guidance) yang betul. Malah hal ini dapat membantu memudahkan aksi-aksi pencerobohan tersebut, serta membuka jalan untuk melakukan bentuk-bentuk jenayah yang lain seperti pencurian maklumat, kes fitnah dan malu (defamation), pencerobohan hak cipta, serta pencurian wang melalui pencerobohan kad kredit.

Pemakaian e-mel syarikat yang tidak terkawal, komunikasi personal yang tidak perlu, serta pemakaian internet bukan untuk urusan pekerjaan disenaraikan sebagai beberapa faktor yang memungkinkan berlakunya pencerobohan sistem dan maklumat.

Pencerobohan ini sering berlaku karena pengguna Internet percaya bahwa identiti mereka dapat disembunyikan ketika mereka online. Anggapan ini tidak tepat sama sekali kerana identity kita sangat mudah terserlah menerusi Internet disebabkan kemajuan berbagai teknologi maklumat seperti cookies.

Cookies adalah fail-fail elektronik yang dihantar oleh pemilik laman web untuk merekodkan aktiviti pengguna menerusi Internet. Rekod digital inilah yang dijadikan oleh pemilik cookies tadi untuk mendapatkan identiti pengguna sehingga dapat digunakan untuk menghantar iklan menerusi spamming.

Dalam konteks ini, pihak kerajaan, industri dan mana-mana pihak yang telah membina sistem komunikasi dan maklumat menerusi Internet perlu mengambil kira berbagai risiko yang dapat menjejaskan aktiviti mereka ini, dan mengambil tindakan preventif (pencegahan) dengan memastikan dasar dan peraturan pemakaian e-mel di pejabat-pejabat mereka.

Tindakan pencegahan ini dapat dilakukan dengan berbagai cara. Yang paling mustahak adalah melalui pelaksanaan kod amalan (Code of Practice) atau dasar dalaman (Internal Policy) bagi pemakaian internet dan e-mel di premis pejabat. Selain itu, tindakan mengikut undang-undang juga perlu dirujuk, seperti undang-undang siber dan kanun jenayah.

Kod amalan pemakaian e-mel perlu difahamkan kepada semua pegawai di premis kerja supaya tahu risiko yang boleh berlaku apabila mereka memakai e-mel dan Internet. Beberapa hal yang boleh dijadikan panduan dalam membuat kod amalan adalah seperti tersenarai:

1. E-mel hanya boleh digunakan untuk keperluan kerja saja;
2. E-mel lama yang sudah tidak relevan perlu dipadamkan dari akaun;
3. Berhati-hati apabila mendapatkan attachment dari e-mel dari alamat yang tidak dikenal, jangan membuka attachment untuk menghindari kemungkinan virus computer;
4. Jika terdapat spam atau e-mel yang memuat iklan jualan, blok alamat pengirimnya, atau hubungi pegawai teknikal sistem; dan
5. Pihak pengurusan dapat melakukan periksa dan pengawasan terhadap sistem e-mel di premis kerja.

Ini hanyalah sebahagian dari contoh dasar-dasar untuk mengawal aktiviti e-mel supaya tidak menyebabkan kes-kes pencerobohan.